Datenschutz für Kunden

bei der ppm Fulda GmbH & Co. KG

Der Schutz personenbezogener Daten unserer Ansprechpartner bei Interessenten, Kunden, Vertriebspartner und Lieferanten (nachfolgend „Geschäftspartner“) ist uns ein wichtiges Anliegen. Deshalb verarbeiten wir personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.

Diese Datenschutzinformationen gelten ergänzend zu unserer bestehenden allgemeinen Datenschutzerklärung, in der Sie konkrete Informationen erhalten, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Seitenbesuchs verarbeiten. Sie finden diese allgemeine Datenschutzerklärung hier.

I. Kontaktdaten

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

ppm Fulda GmbH & Co. KG
Abteilung Datenschutz
Frankfurter Str. 8
36043 Fulda

Telefon: +49 661 / 480 26 37 – 0
E-Mail: kontakt@ppm-fulda.de
Internetseite: www. ppm-fulda.de

2. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

BerIsDa GmbH
Rangstraße 9
36037 Fulda

Telefon: +49 661 / 480 26 37 – 0
E-Mail: datenschutz@ppm-fulda.de

II. Beschreibung der Verarbeitung

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäfts- und Vertragsbeziehung von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber oder im Rahmen einer vorvertraglichen Kontaktaufnahme oder einer sonstigen Anfrage Ihrerseits erhalten. Wir verarbeiten gegebenenfalls die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

Stamm- und Kontaktdaten wie Anrede, Vor- und Nachnamen, private und/oder geschäftliche Anschrift, Geburtsname, private und/oder geschäftliche Telefonnummer, private und/oder geschäftliche Mobilfunknummer, private und/oder geschäftliche Faxnummer und private und/oder geschäftliche E-Mail-Adresse
Informationen zur Funktion und zu Ihrer Tätigkeit (bei Ihrem Arbeitgeber)
Informationen, die aus öffentlich verfügbaren Quellen erhoben wurden
Legitimations- und Benutzerdaten
Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Korrespondenzen
Projekt-, Vertrags- und Abrechnungsdaten
Weitere Daten, deren Verarbeitung im Rahmen eines Projekts oder der Abwicklung einer Vertragsbeziehung erforderlich sind oder die freiwillig von unseren Ansprechpartnern angegeben werden, wie getätigte Anfragen oder Projektdetails

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber im Rahmen der gemeinsamen Zusammenarbeit erhoben. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, ist jedoch für die Kommunikation und die Abwicklung von Verträgen mit uns erforderlich. Eine Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht. Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, können wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen. Dies gilt auch für die Beantwortung Anfragen Ihrerseits. Darüber hinaus werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, die Geschäftsbeziehung zu Ihnen aufrechtzuerhalten bzw. einen Vertrag mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden. Die Nichtbereitstellung kann daher dazu führen, dass Sie kein Ansprechpartner und/oder Geschäftspartner sein können. Zur Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Art. 22 DSGVO zum Einsatz.

Wir identifizieren zudem anhand der übermittelten Informationen potenzielle Geschäftspartner, die unsere Leistungen und Informationen benötigen könnten, und informieren diese Geschäftspartner per Briefwerbung. Wir behalten uns vor im Falle eines dauerhaften Widerspruchs Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten allein zu diesem Zweck in einer Werbesperrdatei zu speichern.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung der Daten erfolgt zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Anbahnung, Durchführung und Beendigung) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung Ihrer Daten als Ansprechpartner einer juristischen Person erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, und zwar zur Erfüllung eines mit Ihrem Arbeitgeber geschlossenen Vertrages. Soweit notwendig verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch darüber hinaus aufgrund einer Interessenabwägung (berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), wonach die Verarbeitung zulässig ist, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten erforderlich ist und Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen.

Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der postalischen Direktwerbung erfolgt ebenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, für die Speicherung Ihrer Daten in einer Werbesperrdatei zu Nachweiszwecken und Abwehr von Haftungsansprüchen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Die Verarbeitung Ihrer Daten kann zudem aufgrund gesetzlicher Vorgaben (gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) erfolgen oder im öffentlichen Interesse (gem. Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. e DSGVO) liegen. Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben oder liegen im öffentlichen Interesse (z. B. Einhaltung von Aufbewahrungspflichten).

3. Zweck für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Für folgende Zwecke verarbeiten wir Daten von Geschäftspartnern und deren Ansprechpartnern:

Allgemeine Kommunikation mit Geschäftspartnern zu Dienstleistungen und Projekten, z.B. um Anfragen des Geschäftspartners zu bearbeiten
Planung, Durchführung und Verwaltung der (vertraglichen) Geschäftsbeziehung zwischen dem Verantwortlichen und dem Geschäftspartner
Durchführen von postalischen Marketingkampagnen, Veranstaltungen für Geschäftspartner und ähnlichen Aktionen und Events
Postalische Zustellung von Informationen, von denen wir annehmen, dass diese für Sie interessant sind
Einhalten von rechtlichen Anforderungen (z.B. von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten)

Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung zu folgenden Zwecken:

Maßnahmen für die Optimierung unserer Geschäftsprozesse wie z.B. das Führen einer Customer-Relationship-Management-Datenbank (inkl. Ticketsystem)
Beilegen von Rechtsstreitigkeiten, Durchsetzen bestehender Verträge und zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen
Aufrechterhalten und Schutz der Sicherheit unserer Dienstleistungen, Verhindern und Aufdecken von Sicherheitsrisiken, betrügerischem Vorgehen oder anderen kriminellen oder mit Schädigungsabsicht vorgenommenen Handlungen
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zudem zum Zwecke der postalischen Direktwerbung. Die Aufnahme in eine Werbesperrdatei dient zum Nachweis und zur Abwehr von Haftungsansprüchen sowie zur Berücksichtigung Ihrer erteilten Werbewidersprüche bei zukünftigen Marketinginitiativen.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Verarbeitung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten erfolgt so lange, wie sie zur Erreichung des vertraglich vereinbarten Zweckes notwendig ist, jedoch grundsätzlich so lange, bis das Vertragsverhältnis mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber besteht. Die Daten werden daher gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dann der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Nach der Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die von Ihnen überlassenen Daten daher zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder aufgrund unserer berechtigten Interessen verarbeitet. Nach Wegfall unserer berechtigten Interessen oder gesetzlicher Vorgaben werden Ihre Daten gelöscht.

Wir nutzen Ihre Kontaktdaten, um Sie per Post über unsere Leistungen zu informieren. Dieser Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen:

Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO)

Wenden Sie sich dazu bitte an die oben angegebenen Kontaktdaten. Dabei entstehen Ihnen keine anderen Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Wir behalten uns vor, im Falle eines dauerhaften Widerspruchs Ihre E-Mailadresse und/oder Ihre Postadresse allein zu diesem Zweck in einer Werbesperrdatei zu speichern. Die Speicherung in der Werbesperrdatei ist zeitlich nicht befristet. Sie können der Speicherung widersprechen, sofern Ihre Interessen unser berechtigtes Interesse überwiegen.

Für weiterführende Informationen zur Aufbewahrungsdauer der einzelnen Daten nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bitten wir Sie den zuständigen Datenschutzbeauftragten zu kontaktieren.

5. Empfänger der Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen und Bereiche Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. der o.g. Zwecke benötigen und die zur Verarbeitung dieser Daten berechtigt sind.

Im Rahmen unserer Leistungserbringung beauftragen wir Auftragsverarbeiter, die zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten beitragen. Die ppm Fulda GmbH & Co. KG arbeitet mit Dienstleistern, wie beispielsweise Dienstleistern für IT-Wartungsleistungen, Videokonferenztools oder Newsletter Versand, zusammen (sog. Auftragsverarbeiter). Diese Dienstleister werden nur nach Weisung der ppm Fulda GmbH & Co. KG tätig und sind vertraglich auf die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet. Dazu schließen wir schriftlich entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge mit diesen Dienstleistern ab. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass unsere Dienstleister die personenbezogenen Daten unserer Geschäftspartner nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, usw.) verarbeiten.

Wir übermitteln gegebenenfalls personenbezogene Daten an Gerichte, Aufsichtsbehörden oder Anwaltskanzleien, soweit hierfür nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass unsere Geschäftspartner ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe der Daten haben.

6. Datenübermittlung an Drittländer

Eine Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt in keinem Fall. Sollten Sie im Einzelfall eine weitere Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation wünschen, führen wir dies nur nach Ihrer schriftlichen Einwilligung durch.

III. Auskunft über Ihre Rechte

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie als Betroffener folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichen:

1. Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf (unentgeltliche) Auskunft über Ihre erhobenen und gespeicherten personenbezogenen Daten. Dazu gehört u.a. auch die Auskunft über deren Verarbeitungszwecke, deren Herkunft und Empfänger, die Speicherdauer sowie das Bestehen verschiedener Rechte.

2. Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen ein Recht auf Berichtigung (auch im Sinne einer Vervollständigung) Ihrer Daten, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder für den Zweck der Verarbeitung unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

3. Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO

Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DSGVO jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, es sei denn, dass noch Umstände zum Tragen kommen, die den Verantwortlichen berechtigen oder verpflichten, Ihre personenbezogenen Daten weiterhin zu verarbeiten (wie bspw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie im Umfang von Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

5. Recht auf Unterrichtung, Art. 19 DSGVO

Wurden Ihre personenbezogenen Daten von Empfängern verarbeitet, an welche der Verantwortliche die Daten offengelegt hat, so ist der Verantwortliche verpflichtet, diese über Ihre Forderungen bezüglich Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, zu informieren, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Sie können verlangen, dass der Verantwortliche Sie über diese Empfänger informiert.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO

Haben Sie uns personenbezogene Daten bereit gestellt, und erfolgt eine automatisierte Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder auf Grundlage eines Vertrags so haben Sie im Umfang von Art. 20 DSGVO ein Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten, sofern dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden. Die Bereitstellung erfolgt in einem gängigen, maschinenlesbaren Format. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

7. Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, sofern die Verarbeitung auf Grundlage einer Interessensabwägung vorgenommen wird. Dies ist der Fall, wenn sich der Verantwortliche zur Verarbeitung auf das öffentliche Interesse oder sein berechtigtes Interesse beruft (siehe Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit e und f). Voraussetzung ist, dass Sie aus Gründe, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben geltend machen, welche das Interesse des Verantwortliche überwiegen. Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

In Art. 21 Abs. 2 DSGVO findet sich eine spezielle, abweichende Regelung, wenn die Sie betreffenden personenbezogenen Daten für Direktwerbung genutzt werden. Hier haben Sie ohne weitere Voraussetzungen jederzeit das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten einzulegen. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden nicht mehr für den Zweck der Direktwerbung verarbeitet. Soweit mit der Direktwerbung ein Profiling in Verbindung steht, können Sie diesem ebenso widersprechen.

Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

8. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall, Art. 22 DSGVO

Sie haben gemäß Art. 22 DSGVO das Recht, dass Entscheidungen die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten, oder Sie in ähnlicher Weise beeinträchtigen, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden. Ausnahmen können bestehen, wenn angemessene Maßnahmen für den Schutz Ihrer Person gewährleistet sind, und es notwendige vertragliche Regelungen gibt, es eine Rechtsvorschrift gibt oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben

9. Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung, Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt. Sie können den Widerruf per E-Mail oder per Post an den Verantwortlichen übermitteln.

10. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.

KONTAKT

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme mit unserem Datenschutzbeauftragten. Sie erreichen ihn per E-Mail unter datenschutz@ppm-fulda.de oder per Telefon unter +49 661 480 26 37 0.

Fulda, Datum 10.01.2024
ppm Fulda GmbH & Co. KG